Un agente de correo que ordena el buzón de vuestra agencia
La documentación de un camión llega en varios correos, con reenvíos, ZIP y PDF escaneados, y alguien tiene que abrirlos todos para saber a qué trámite van. El agente de correo de Sia lo hace por vosotros: clasifica cada correo, os dice qué falta y, si vuestra agencia lo activa, lo archiva en su carpeta.
El agente de correo de Seautomatiza es Sia leyendo el buzón de una agencia de aduanas. Clasifica cada correo por trámite (DAE, tránsito, exportación, importación o BL), dice qué documento falta y, si vuestra agencia lo activa, lo archiva en su carpeta. Lo dudoso queda en «Sin clasificar» para que decida una persona.
El agente de correo
Ordena el buzón, decide vuestro equipo
Qué hace
Clasifica cada correo por trámite y dice qué documento falta.
Qué decide vuestro equipo
Lo que queda en «Sin clasificar» y lo que haya que enviar o contestar.
Estado
En uso en Algeciras. Archivar en la carpeta de la agencia, solo si vuestra agencia lo activa.
Cómo funciona
Del buzón a cada trámite
Leo vuestro buzón
Me conecto en modo lectura al buzón donde os llega la documentación: no borro ni contesto nada, y solo muevo correos si vuestra agencia lo activa. Desanido los reenvíos, descomprimo los ZIP y parto cada PDF por páginas.
Clasifico cada correo
Con el remitente, el asunto, el cuerpo y los nombres de los adjuntos decido a qué trámite va. Lo clasifico en varias pasadas y solo doy por bueno lo que sale igual en todas; lo dudoso va a «Sin clasificar», con aviso.
Os digo qué falta
Os digo qué documento falta, comparando lo que dice el correo con lo que exige el trámite, y, si vuestra agencia lo activa, archivo cada correo en la carpeta de su trámite. Y puedo pasar el camión, con sus papeles, a la plataforma de despacho.
A mano frente a Sia
Lo que cambia en cada correo
| Qué cambia | A mano | Con Sia |
|---|---|---|
| Abrir y ordenar | A manoAlguien abre cada correo, sus reenvíos y sus ZIP | Con SiaSia los desanida y parte cada PDF por páginas |
| Saber a qué trámite va | A manoSe lee el correo entero y se decide a ojo | Con SiaSia lo clasifica y deja lo dudoso en «Sin clasificar» |
| Lo que falta | A manoSale cuando alguien se pone con el expediente | Con SiaSia dice qué documento falta y por qué |
| Archivar | A manoSe arrastra a mano a cada carpeta o se reenvía | Con SiaSi vuestra agencia lo activa, cada correo, en la carpeta de su trámite |
| Reenviar los BL | A manoSe reenvía cada uno a mano | Con SiaSia deja el reenvío preparado; lo envía una persona |
Preguntas frecuentes
Dudas sobre el correo
¿El agente contesta o borra correos?
No. Lee el buzón en modo lectura: no contesta, no borra y no reenvía nada por su cuenta. Solo escribe en el buzón lo que vuestra agencia enciende en sus ajustes, como mover cada correo a la carpeta de su trámite. Los reenvíos de BL los deja preparados, y los envía una persona con un clic.
¿Qué pasa con un correo que no tiene claro?
Va a «Sin clasificar», con un aviso, para que lo mire una persona. El agente clasifica cada correo en varias pasadas y solo da por buena la respuesta si sale igual en todas; y antes de usar una referencia de expediente comprueba que aparece escrita en el correo o en un adjunto. Prefiere dejarlo sin clasificar a adivinar.
¿Se puede perder un correo por el camino?
El agente está hecho para que no: lleva la cuenta de todo lo que entra, y lo recibido tiene que cuadrar con lo enviado, lo rechazado, lo que espera en la cola y lo que no se envía, cada cosa con su motivo. Un correo que no se puede leer no se descarta: queda apuntado. Cero correos perdidos sin que nadie se entere.
¿Qué trámites distingue?
Los de una agencia del Estrecho: DAE de salida indirecta, tránsito, exportación, importación y BL, además de «Sin clasificar». Las carpetas se ajustan a cómo trabaja vuestra agencia, y cada trámite sabe qué documentos exige, para avisar cuando falta uno: por ejemplo, el packing list que el exportador promete para mañana.
¿Dónde van los correos?
Los correos se procesan en la UE: el servidor está en la UE y la IA de Google que los clasifica trabaja en una región europea. Para clasificar, lee el texto del correo y los nombres de los adjuntos. Con cada agencia firmamos un contrato de encargado de tratamiento (art. 28 RGPD).
¿Cómo veo lo que ha hecho?
En la pantalla del agente ves cada correo con su trámite, lo que falta y la frase del correo en la que se ha basado para clasificarlo. Desde ahí se enciende y se apaga lo que hace además de leer. Y cada correo que procesa cuenta en el panel de vuestra agencia, junto al resto del trabajo de Sia.