Un agent de messagerie qui range la boîte de votre agence
Les documents d’un camion arrivent en plusieurs courriels, avec des transferts, des ZIP et des PDF scannés, et quelqu’un doit tous les ouvrir pour savoir à quelle procédure ils appartiennent. L’agent de messagerie de Sia le fait pour vous : il classe chaque courriel, vous dit ce qui manque et, si votre agence l’active, le range dans son dossier.
L’agent de messagerie de Seautomatiza, c’est Sia qui lit la boîte d’un commissionnaire en douane. Il classe chaque courriel par procédure (DAE, transit, export, import ou connaissement), indique le document manquant et, si votre agence l’active, le range dans son dossier. Les cas douteux restent dans « Non classé », pour qu’une personne décide.
L’agent de messagerie
Il trie la boîte, votre équipe décide
Ce qu’il fait
Il classe chaque courriel par procédure et dit quel document manque.
Ce que décide votre équipe
Ce qui reste dans « Non classé » et tout ce qu’il faut envoyer ou répondre.
Statut
En service à Algésiras. Le rangement dans le dossier de l’agence, seulement si votre agence l’active.
Comment ça marche
De la boîte de réception à chaque procédure
Je lis votre boîte
Je me connecte en lecture seule à la boîte où arrivent vos documents : je ne supprime rien et je ne réponds à rien, et je ne déplace des courriels que si votre agence l’active. J’extrais les messages transférés, je décompresse les ZIP et je découpe chaque PDF en pages.
Je classe chaque courriel
À partir de l’expéditeur, de l’objet, du corps et des noms des pièces jointes, je décide à quelle procédure il appartient. Je le classe en plusieurs passes et je ne retiens que ce qui sort identique à chaque fois ; les cas douteux vont dans « Non classé », avec une alerte.
Je vous dis ce qui manque
Je vous indique le document manquant, en comparant ce que dit le courriel avec ce qu’exige la procédure, et, si votre agence l’active, je range chaque courriel dans le dossier de sa procédure. Et je peux transmettre le camion, avec ses documents, à la plateforme de dédouanement.
À la main ou avec Sia
Ce qui change pour chaque courriel
| Ce qui change | À la main | Avec Sia |
|---|---|---|
| Ouvrir et trier | À la mainQuelqu’un ouvre chaque courriel, ses transferts et ses ZIP | Avec SiaSia extrait les messages transférés et découpe chaque PDF en pages |
| Savoir à quelle procédure il appartient | À la mainOn lit tout le courriel et on décide à vue | Avec SiaSia le classe et laisse les cas douteux dans « Non classé » |
| Ce qui manque | À la mainOn s’en aperçoit en ouvrant le dossier | Avec SiaSia indique le document manquant et pourquoi |
| Ranger | À la mainOn le glisse à la main dans chaque dossier ou on le transfère | Avec SiaSi votre agence l’active, chaque courriel dans le dossier de sa procédure |
| Transférer les connaissements | À la mainOn les transfère un par un à la main | Avec SiaSia prépare le transfert ; une personne l’envoie |
Questions fréquentes
Questions sur la messagerie
L’agent répond-il aux courriels ou les supprime-t-il ?
Non. Il lit la boîte en lecture seule : il ne répond pas, ne supprime rien et ne transfère rien de lui-même. Il n’écrit dans la boîte que ce que votre agence active dans ses réglages, comme ranger chaque courriel dans le dossier de sa procédure. Les transferts de connaissements restent prêts, et une personne les envoie d’un clic.
Que devient un courriel dont il n’est pas sûr ?
Il va dans « Non classé », avec une alerte, pour qu’une personne le regarde. L’agent classe chaque courriel en plusieurs passes et ne retient la réponse que si elle est identique à chaque fois ; et avant d’utiliser une référence de dossier, il vérifie qu’elle figure bien dans le courriel ou dans une pièce jointe. Il préfère ne pas classer plutôt que deviner.
Un courriel peut-il se perdre en route ?
L’agent est conçu pour que cela n’arrive pas : il compte tout ce qui entre, et ce qui a été reçu doit correspondre à ce qui a été envoyé, rejeté, mis en file d’attente ou non envoyé, chaque fois avec son motif. Un courriel illisible n’est pas écarté : il est consigné. Zéro courriel perdu sans que personne ne s’en aperçoive.
Quelles procédures distingue-t-il ?
Celles d’un commissionnaire en douane du détroit de Gibraltar : DAE de sortie indirecte, transit, export, import et connaissements, plus « Non classé ». Les dossiers s’adaptent à la façon de travailler de votre agence, et chaque procédure sait quels documents elle exige, pour vous prévenir quand il en manque un : par exemple la liste de colisage que l’exportateur promet pour demain.
Où vont les courriels ?
Les courriels sont traités dans l’UE : le serveur est dans l’UE et l’IA de Google qui les classe fonctionne dans une région européenne. Pour classer un courriel, elle lit son texte et les noms de ses pièces jointes. Nous signons avec chaque agence un contrat de sous-traitance (article 28 du RGPD).
Comment voir ce qu’il a fait ?
L’écran de l’agent montre chaque courriel avec sa procédure, ce qui manque et la phrase du courriel sur laquelle il s’est appuyé pour le classer. C’est aussi là qu’on active ou désactive ce qu’il fait en plus de lire. Et chaque courriel traité est compté dans le tableau de bord de votre agence, avec le reste du travail de Sia.